メモアプリもプロジェクト管理ツールも兼ねるNotionは、 直感的で自由度が高いUIで人気を博しました。
そんなツールをもっとうまく使うために知っておきたい、便利な機能を紹介します。
Notionにはウェブ版、デスクトップアプリ版、モバイルアプリ版があります。便宜上、ここではウェブ版を使って各機能を説明していますが、同じ機能は操作方法や配置に多少の違いはあれど、別のプラットフォームにも存在します。
1. 他アプリの埋め込み
思っているよりも多くのコンテンツをNotionに埋め込むことができます。
新しい行で｢+（プラス）｣アイコンを、続いて｢埋め込み｣をクリック。サポートされているURLを貼り付けてから、｢リンクを埋め込む｣を選択。埋め込みは必要に応じてサイズの変更や移動が可能です。
｢アップロード｣タブを使って、自身のPCからアップロードしたファイル（音声ファイル、PDF、動画など）の埋め込みもできます。
これは全種類をまとめたリストではありませんが、埋め込むことができるコンテンツはCanva、Facebook、Instagram、Giphy、Github、Google Maps、LinkedIn、Pinterest、Reddit、Slideshare, Spotify、TikTok、Vimeo、YouTubeなど。
埋め込みにはコメントやキャプションをつけられ、置き換え（埋め込みの上に表示される3つの点（右上）をクリックして｢置換｣を選択）もできます。
2.削除したコンテンツを戻す
Notionで削除した何かを、後になって戻そうと決めてもパニックになる必要はありません。
任意のページ右上にある3つの点をクリックして、メニューから矢印（直前の操作を元に戻す）、ページ履歴（過去のバージョンを見ることができる）、削除されたページを表示（削除してしまったページ全体を復元する）を選べます。
3.同期ブロック
コンテンツブロックはNotion内の複数の箇所にわたって同期できるので、1カ所のコンテンツを更新するだけでその編集が他の場所にあるブロックにも反映されるという明白な利点があります。
たとえば、Notion上のブログ全投稿の冒頭に同じ定型文を入れたい場合などに便利です。
ブロックをコピーして同期するには、ブロックを選択してCtrl+C (Windows)かCmd+C (macOS)を押下。新しい場所に移動して、Ctrl+V (Windows)かCmd+V (macOS)を押し、｢同期ブロックとして貼り付け｣を選びます。
同期されたブロックは赤枠で示され、クリックすると同期ブロックが存在する他のロケーションの閲覧や同期の解除といったオプションが出てきます。
4）ウェブ上に公開する
Notionのページは非公開にしておくか、特定のグループや人たちだけに共有、あるいはリンクや検索エンジンから誰でも探せるようウェブに公開できます。
公開したいページがあれば、｢共有｣（右上）を押してから｢ウェブで公開｣をクリック。その際、ページの編集を許可するか、検索エンジンの検索結果に表示するといったオプションを選べます。
5.ボタンを作成・設定する
Notionにあるボタン機能はルーティンタスクを片付ける手段となり、さまざまな使い方で活用できます。
ボタン機能でできることを理解する手っ取り早い方法は、実際に作ってみること。新しい行で｢+（プラス）｣アイコンをクリックして、続いて一覧から｢ボタン｣を選びます。ページ上で見分けやすいようボタンに名前を付け、アイコンか絵文字を加えましょう。
ボタンの名前の下には、ボタンがクリックされたときに実行されるステップを追加できます。ボタンの上あるいは下にあらゆる種類のコンテンツブロックを挿入、既存のNotionデータベースにページを追加、Notionデータベース内のページの編集も可能。
これらのステップはすべて必要に応じて並べ替えたり、外したり、複製したりできます。
6.リマインダーを設定する
リマインダーは、やるべきタスクに戻るのに有用な手段になり得ます。しかも、ほとんどどこにでも入れることができます。
リマインダーを作成するには、行に｢@remind｣と打って時刻や日付、または両方を入力。タイミングやその他のリマインダー設定の編集は作成後にできます。
7.コンテンツをインポートする
Notionのページを作成するにあたって時短できる方法の1つが、他のアプリからのデータのインポートです。Wordの文書やTrelloボードなど幅広いファイル形式がサポートされています。
初めに左側のサイドバーにある｢インポート｣をクリックし、既存ページに追加したいデータのタイプを選びましょう。
たとえば、テキストの打ち込みと編集の大部分をGoogleドキュメントでやって、Notionへとインポートしたい、もしくはCSV形式にテーブルのデータがあるといった場合に、ほんの数クリックで移行できます。
コンテンツ作成に関しては、Notionアプリに直接入力する以外にもかなりの柔軟性を持たせているのです。
8.Notion起動時のページを変える
ウェブブラウザを開いたときに表示されるホーム画面を選べるように、Notionを起動したときに表示されるページも選べます。
左側のサイドバーの｢設定｣→｢通知と設定｣をクリック。｢起動時に開く｣の隣のドロップダウンメニューから｢最後に閲覧したページ｣か｢サイドバーのトップページ｣を選択します。
9.AIにアシストしてもらう
今や生成AIはNotionを含め、どこにでもあります。Notion AIにある機能はアイデアのブレインストーミング、既存コンテンツの要約、テキストのドラフトの作成、スペルと文法の修正、コンテンツの翻訳など。
ですが、NotionはAI技術がまだ開発途中であり、誤った情報を出力する可能性があると忠告しています。
Notion AIを呼び出すには、新しい行で｢+（プラス）｣アイコンをクリックして｢スペース｣キーを押します。
｢文章を改善する｣｢短くする｣｢長くする｣｢シンプルな表現に書き換える｣｢説明を付ける｣といったオプションや、｢Notion AIがアシストできることについて数百ワードで｣など、自分でNotion AIにプロンプトを出すこともできます。
Source: Notion
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